法人スマホは非常に利便性が高く、テレワークやリモートワークが主流になりつつある現代においては、まさに必需品とも呼べる存在となっています。
ただ、そんな利便性の高い法人スマホにもいくつかのリスクがあり、安易に導入すると後悔してしまう可能性が高くなるのです。
この記事では、法人スマホが持つリスクと、そのリスクを回避するために決めておくべきルールについて詳しく解説していきます。
法人スマホのリスクとは？
まずは、法人スマホが持つリスクについて詳しく解説していきます。
社員のプライベート使用
法人スマホというのは、仕事を行うためのスマホであり、
・ショッピングをする
・YouTubeを閲覧する
・ネットサーフィンを楽しむ
ためのスマホではありません。
ただ、ルールを一切決めていない場合、従業員が私的利用をしてしまう可能性が高くなり、法人スマホ代の支払い損になる可能性が高くなるのです。
盗難、紛失リスク
法人スマホの中には、
・クライアントの情報
・社外秘の情報
など、重要な情報がたくさん詰まっていますよね。
そのようなスマホが盗まれたり、従業員の過失によってなくなってしまったりしたら、企業に大ダメージが及んでしまいます。
場合によっては企業としての信用度が低下し、売り上げが下がってしまうこともあるでしょう。
盗難や紛失によるトラブルが起こる可能性は比較的低いですが、0％ではありませんので事前に対策しておかなければなりません。
故障リスク
盗難や紛失に気を付けていたとしても、スマホが突然故障してしまうこともあります。
スマホが故障してしまい、電源がつかなくなってしまった場合は内部の情報が取り出せなくなってしまいます。
そうなれば、業務に支障が出てしまい、生産性や効率が極端に低下するでしょう。
法人スマホを導入する前に決めておくべきルール
では次に、法人スマホを導入する前に決めておくべきルールについて詳しく解説していきます。
私的利用は禁止
法人スマホを導入する際は、私的利用禁止のルールを定めておきましょう。
こう聞くと、
「ルールを決めても監視できないでしょ？」
と考える方もいると思いますが、法人スマホの中には、管理者のマイページで登録端末の起動状況やアクセスしたページなどを確認できる場合もあるのです。
アプリのダウンロードは管理者が行う
アプリのダウンロード権限についてもしっかりと決めておくことが大切です。
中には、従業員が自由にアプリをダウンロードできるルールを採用している企業もありますが、これでは私的利用を防ぎきれません。
私的利用やその他トラブルを未然に防ぐためにも、アプリのダウンロードを管理者しか行えないように設定しておくことをおすすめします。
紛失時や故障時の対応を決めておく
法人スマホを導入する際は、故障時や紛失の対応を決めておくことが大切です。
例えば、
・故障したら誰に報告するのか
・どのような書類を提出するのか
などです。
トラブル発生時の対応を事前に決めておくことで、従業員の混乱を防ぎやすくなります。
罰則及び損害賠償の設定
法人スマホを導入する際、意外と重要になってくるのが、
・罰則
・損害賠償
の決定です。
このようなルールは、一見厳しすぎるように見えますが、不正利用の抑止力にもなりますので、事前に決めておくことをおすすめします。
法人スマホ導入時のルール作りで意識すべきポイント
では最後に、法人スマホ導入時のルール作りで意識すべきポイントをいくつか紹介していきます。
誰でも理解できるルールにする
法人スマホを導入する際は、誰でもわかるルールを設定するようにしましょう。
中には、あえて複雑なルールを設定してしまう担当者もいるのですが、理解できないルールを作っても意味がありません。
中学生が見てもわかるようなシンプルなルールを作成しておくことによって、従業員の不正利用や思わぬトラブルを防止できるようになるのです。
ルールは定期的に見直す
法人スマホに関するルールは、定期的に見直すようにしましょう。
「一度作って終わり」になってしまうと、ルールが正しく機能しなくなるケースがあるのです。
数か月ごとに見直す必要はありませんが、せめて1年に1度はルールを見直して、
・追加すべき項目はあるか
・内容を変更した方が良いルールはないか
ということをしっかりと確認するようにしましょう。
まとめ
法人スマホを導入する際は、ルールを決めておくことが大切です。
特に、多くの従業員にスマホを貸与する場合、ルールがないとやりたい放題されてしまう可能性が高くなります。
明確なルールが決まっていないうちは、法人スマホを導入しない方が良いでしょう。
従業員の私的利用や、思わぬトラブルを避けるためにも、今回紹介したポイントを参考にしながら、自社に合ったルールを作成してみてください。
